Formation gestion du temps de travail formation gestion des priorités

Pour redevenir maître de son temps vous devez choisir et définir vos priorités.

• Définissez vos actions à plus forte valeur ajoutée : Prenez le temps de réfléchir à l'importance de chaque tâche. Demandez-vous quels sont les résultats ou les objectifs à atteindre grâce à cette tâche. Classez les tâches en fonction de leur contribution à vos objectifs à long terme.

• Analyser les délais : Identifiez les échéances des différentes tâches. Tenez compte des contraintes de temps et des dates limites. Les tâches qui ont des échéances rapprochées peuvent être considérées comme urgentes.

• Évaluer le risque d'un retard ou d'une sous qualité dans votre action : Pesez l'impact de chaque tâche sur vos objectifs et votre productivité globale. Certaines tâches peuvent avoir un impact plus important sur vos résultats ou sur les résultats de l'entreprise. Priorisez ces tâches qui contribuent le plus à vos objectifs à long terme.

Organisez vous de façon efficace :

Organiser son emploi du temps de manière réaliste et équilibrée en s'appuyant sur les 6 leviers d'efficacité est essentiel pour optimiser sa productivité et sa satisfaction au travail. Voici comment développer chacun de ces leviers :

• Priorités : Identifiez vos priorités en déterminant les tâches et les projets qui ont le plus grand impact sur vos objectifs. Classez-les en fonction de leur importance et concentrez-vous sur celles qui contribuent le plus à votre réussite professionnelle.

• Choix et délégation:  Apprenez à dire non aux tâches qui ne correspondent pas à vos priorités et concentrez-vous sur celles qui ont une réelle valeur ajoutée. Apprenez à délégué à vos collègues et à mettre un système de vérification de la compréhension de votre besoin et du travail accompli.

• Planification : Élaborez un plan d'action réaliste en organisant vos tâches et vos projets de manière méthodique. Utilisez des outils de gestion du temps tels que les listes de tâches, les calendriers et les plannings pour structurer votre emploi du temps de manière efficace.

• Énergie : Gérez votre énergie de manière optimale en identifiant les moments de la journée où vous êtes le plus productif et en planifiant les tâches les plus exigeantes à ces moments-là. Prenez également des pauses régulières pour vous ressourcer et maintenir votre niveau d'énergie tout au long de la journée. Ne prenez pas le risque d'un burn out ou de proscratiner toute la journée

• Focalisation : Évitez les distractions et maintenez votre concentration sur les tâches importantes. Éliminez les interruptions, désactivez les notifications non essentielles et créez un environnement de travail propice à la concentration.

• Relation : Cultivez des relations positives et collaboratives avec vos collègues et vos supérieurs. La communication claire et efficace favorise la coordination des tâches, réduit les malentendus et facilite la collaboration au sein de l'équipe.

En appliquant ces 6 leviers d'efficacité, vous serez en mesure d'organiser votre emploi du temps de manière réaliste et équilibrée. Vous pourrez ainsi mieux gérer vos priorités,

Que faire du temps que je me suis dégagé ? 

Lorsqu'un responsable parvient à gagner du temps, il peut l'utiliser pour différentes activités qui sont bénéfiques tant pour lui-même que pour son équipe et l'organisation dans son ensemble. 

Développement individuel : Le responsable peut consacrer ce temps supplémentaire à enrichir ses compétences, approfondir ses connaissances, élargir sa formation ou se tenir au courant des dernières avancées dans son domaine. Cela lui permet de progresser en tant que professionnel et de rester compétitif.

Leadership et gestion d'équipe : Le responsable peut investir ce temps pour renforcer les liens avec son équipe, établir une communication claire, offrir un soutien et des conseils, et promouvoir un environnement de travail positif et productif. Il peut organiser des réunions d'équipe, des séances de coaching individuel ou des activités de renforcement de l'esprit d'équipe pour favoriser la cohésion et la collaboration.

Planification et stratégie : Le temps supplémentaire permet au responsable de se concentrer sur la planification à long terme, l'élaboration de stratégies et d'objectifs pour l'organisation. Il peut analyser les données, évaluer les performances, identifier des opportunités de croissance et prendre des décisions éclairées pour améliorer les résultats de l'entreprise.

Innovation et amélioration continue : Le manager peut consacrer ce temps à l'innovation, en encourageant la créativité et la recherche de solutions novatrices pour résoudre les problèmes ou améliorer les processus existants. Il peut également mettre en place des initiatives d'amélioration continue, en identifiant les inefficacités et en proposant des solutions pour les résoudre.

Réseautage et relations externes : Le manager peut utiliser ce temps pour établir et développer des relations professionnelles avec des partenaires externes, des clients, des fournisseurs ou d'autres acteurs clés de l'industrie.

Partir en vacance : Le manager peut s'accorder un temps de repos afin de faire diminuer son stress et prendre soin de sa santé !