Formation gestion du temps de travail formation gestion des priorités

Nos décennies d’expérience, cultivée sur le terrain ou par les innombrables échanges avec des professionnels, nous ont permis de constater des problèmes fréquemment rencontrés en lien avec la gestion du temps. En voici un florilège :

• Répartitions des tâches et des missions floues : Travail non effectué ou effectué en double, personne ne sachant clairement qui fait quoi, entrainant des pertes de temps.

 

• Difficultés à déléguer : vous vous libérer du temps en déléguant mais cela produit l’effet inverse. Comment éviter cette déconvenue ? Comment éviter d’être déçu du travail délégué? Comment responsabiliser le déléguant et le délégataire et professionnaliser cette pratique aux vertus parfois insoupçonnées ou oubliées ? Existe-t-il une méthode et des outils pour faire cela dans les règles de l’art ? La réponse est « oui » ! Lors de cette formation vous pourrez être formé à notre méthode et à nos outils pour savoir déléguer de manière réfléchie, dosée et concertée.

 

• Agencement des locaux dysfonctionnel : nous retrouvons ici l’exemple des bureaux paysagers (ou open space) ou du manque de salles. Dans quelles mesures cela peut-il se révéler performant et non pas chronophage en raison des perturbations fréquentes dans le temps de travail, des risques d’erreurs dans le traitement de dossier, etc…

 

Manque de procédures écrites : cela peut engendrer un stress du porteur de l’action et présenter un risque de tâche mal effectuée et/ou un temps de traitement des missions ou des dossiers rallongé. C’est le même phénomène lié au manque de transmission de savoir-faire formalisé pour les nouveaux entrants.

 

• Absence de méthodes pour hiérarchiser ses priorités : c’est privilégier, parfois sans le savoir, des actions routinières à faible valeur ajoutée au détriment d’autres. C’est aussi une mauvaise allocation de ses ressources temps. À quoi dédions-nous notre temps ? Par exemple, certains managers consacrent 10% à 20% de leur temps à manager leur équipe et passe le reste derrière un écran à faire de l’administration ou à gérer des chiffres. Comment gérer les urgences, les imprévus, ou encore comment distinguer l’utile de l’accessoire ? Comment ne pas être devenir le lapin d’Alice au pays de merveilles qui est toujours en retard ? Êtes-vous le pompier de service qui finit chaque journée épuisé ? Des outils de gestion du temps efficaces tels que le classique agenda, souvent sous-utilisé, vous aideront grandement !

 

• Sur-sollicitation et ne pas savoir dire non : il s’agit de l’incapacité à définir des :

 

• limites claires aux sollicitations non urgentes qui vous polluent 

• des temps que vous subissez plus que vous ne choisissez,

• flux de sur-information auquel vous avez du mal à résister et qui vous fait traiter des informations inutiles

 

Qu’ils soient pris ensemble ou séparément, ces événements engloutissent un volume de temps considérable.

 

• Difficultés à se concentrer : Si vous éprouvez des difficultés à vous concentrer moins de 45 minutes d’affilées, il convient d’identifier les causes des interruptions intempestives qui vous assaillent. Il s’agit souvent d’une combinaison de différentes causes :

• système informatique défaillant,

• visites impromptues de vos collègues, téléphone sonnant sans arrêt, notifications tous azimuts,

• mauvais usage des nouvelles technologies de l’information et de la communication, dispersion (agitation, surexcitation, précipitation, stress),

• ignorance de ses cycles d’efficacité, etc. –

Une fois ce bilan effectué vous pourrez alors réfléchir à la manière dont vous souhaitez vous réorganiser pour endiguer ce phénomène de fragmentation du temps. Ce phénomène ne doit pas être sous-estimé car les coûts d’entrées, c’est-à-dire ceux permettant de revenir au niveau de concentration antérieur pour une tâche donnée, sont sources de sous-efficacité.

 

• Méthodes d’organisation et de rangement lacunaires ou disparates : combien de temps par jour ou par semaine à rechercher, retrouver, refaire un document que vous ne trouvez pas, sans compter l’énervement et le stress qui en découle ?

 

• Procrastination : il s’agit de notre tendance à remettre tout au lendemain. Les conséquences vont bien au-delà du temps perdu. En effet, cela peut engendrer des conséquences financières par le non-respect des délais, des problèmes de santé par négligence, une image externe et de soi qui tend à se dégrader par un manque de fiabilité, un accroissement du stress pouvant être corrélé à des pratiques addictives d’évitement et/ou compulsives (alcool, jeux, achats ostentatoires, etc.).

 

 

Finalité de la formation

Nous pourrons vous présenter des concepts, outils et méthodes pour répondre en profondeur à toutes les problématiques soulevés en matière de gestion du temps.

Contactez-nous pour des formations sur mesure sur la gestion du temps et la délégation !