Formation gestion des réunions et de la communication en entreprise

L’entreprise possède de nombreux outils pour communiquer : courriels, calendriers partagés, messageries instantanées, téléphones, intranet, tableaux d’affichage, séminaire d’entreprise, notes de services, boîtes à idées, système de visio-conférence, etc… Ces outils comportent tous des avantages et des inconvénients. 

Nous vous montrerons comment utiliser correctement ces outils en fonction de la situation que vous rencontrerez. Cela se fera en s’interrogeant sur notre rapport aux nouvelles technologies de l’information et de la communication. Ces dernières nous poussent souvent à confondre vitesse et précipitation. Il s’agit de les apprivoiser afin qu’elles vous aident à communiquer plus qu’elles ne vous asservissent ou créent des écarts de perceptions entres membres d’une même organisation.  Les enjeux de la communication peuvent être résumés ainsi : envoyer un ensemble d’informations claires, compréhensibles, précises et cohérentes pour ensuite écouter l’écho produit. S’améliorer en matière de communication commence par soi-même. A cet égard, souvenons-nous du poète Nicolas Boileau qui, en 1674, composa avec éloquence un principe éternel : « Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. »

Dans ce thème de formation nous étudierons ainsi les phénomènes de dégradation de la communication entre individus, appelé également « mé-communication ».

Au-delà de la communication interne les avantages d’une « bonne » communication sont nombreux :

• Créer du lien, favoriser la cohésion sociale, contribuer au bien-être des individus.

 

• Améliorer la compréhension des individus sur des enjeux qui dépassent leur métier. En effet, maintenir des points de contacts entre individus au-delà du métier ou du service permet de réduire les fractures interservices et de développer la compréhension et l’entraide entre services.

 

• Libérer la parole et favoriser la créativité.

Nous sommes partisans d’une plus grande liberté de penser, de s’exprimer et d’agir. Nous estimons qu’il y a, chez tout le monde, des connaissances et des remarques pertinentes, comme des idées innovantes. C’est pourquoi nous vous proposons d’opter pour une approche réfléchie et structurée, tout en s’assurant que la parole soit libérée pour tous et dans ses meilleures possibilités. 

 

Dans les entreprises privées ou publiques, une part des échanges demeure naturellement informelle et spontanée, ce qui fait la vie et le charme de toute communauté humaine. En revanche, une part des échanges à vocation professionnelle apportera nettement plus de clarté s’ils sont traités dans des dispositifs réfléchis et prévus à cet effet. Pour cela, nous vous aidons à cartographier ou ré-interroger vos dispositifs de communication collectifs internes, appelés couramment « réunion ». Les réunions sont souvent décriées pour leur manque de structuration et d’animation et non en raison de leur utilité. Les cadres perdent en moyenne 10 jours par an en réunions inefficaces, selon le baromètre publié le 30 mars 2016 par Wisembly en partenariat avec l’IFOP sur le thème "La réunion de demain sera productive : quels formats privilégier ?".

Les réunions doivent leur « mauvaise réputation » à des écueils fréquemment rencontrés. Nos interventions et audit menés sur le terrain nous ont permis d’identifier plusieurs centaines de dysfonctionnements que les acteurs rencontrent en réunion. Voici les anomalies les plus récurrentes :

• Ordres du jour inexistants, non respectés, mal calibrés

• Réunions où aucun objectif n’est défini,

• Début de réunion poussif ou retardé, non-respect des horaires

• Digressions répétées et mal gérées

• Manque de préparation des parties prenantes avant la réunion

• Temps de paroles non respectés ou non équilibrés,

• Fréquences trop soutenues, phénomène de réunionite

• Durées trop conséquentes

• Format non adapté

• Personnes conviées non toutes indispensables

• Non prise en compte des questions des participants

• Manque de qualité et de techniques pédagogiques d’animation

• Problème de salles, de matériels, de soin apporté à la logistique

• Réunions à distance en « mode dégradé »

• Problèmes multiples de comportements inappropriés

• Instances devenant le théâtre d’affrontement et de conflits inter-personnnels

Nous comprenons mieux pourquoi les réunions sont si mal perçues. Mais attention, les réunions restent un moyen efficient de parvenir à diffuser un message, ou encore de trouver des réponses à des problématiques.

 

Enjeux de la formation

La vocation de cette formation est d’offrir aux participants, une proposition conceptuelle intégrale et structurée reposant sur des méthodes et des outils éprouvés sur le terrain. Fort de l’accompagnement, depuis 10 ans, de plusieurs dizaines d’entreprises et d’interactions se comptant en centaines de personnes, ce qui nous a permis de nourrir et de consolider notre approche. Afin d’appréhender pleinement les enjeux de la communication en milieu professionnel, nous explorerons de nombreuses facettes de la communication dont une partie très opérationnelle relative à la structuration et l’animation de réunions. C’est cet ensemble que nous appelons dispositifs collectifs de communication internes (DCCI).